e-Defter

e-Defter, yevmiye ve büyük defterlerin elektronik ortamda tutulduğu, mali mühür veya elektronik imza ile beratlanan dijital defter sistemidir. Kağıt defterin tüm hukuki gerekliliklerini yerine getirir.

e-Defter uygulaması, 1 Seri No’lu Elektronik Defter Tebliği uyarınca Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümlerine uygun olarak tutulması zorunlu defterleri kapsar.

Tüzel kişiler mali mühür, gerçek kişiler elektronik imza ile GİB portal giriş yaparak veya özel entegratör aracılığıyla e-Defter sistemine başvuru yapabilirler.

e-Fatura’ya geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler, takip eden yılın başından itibaren e-Defter’e de geçmek zorundadır. İsteyen diğer işletmeler ise gönüllü geçiş yapabilir.

https://edefterportal.gib.gov.tr adresinden kullanıcı adı, şifre ve mali mühür/e-imza sertifikanızla giriş yaparak e-Defterlerinizi oluşturabilir ve yönetebilirsiniz.

Berat, GİB’e gönderilen e-Defter XML dosyasının özetini içeren, mali mühür ile imzalanmış onay belgesidir. GİB tarafından mühürlenerek mükellefe geri gönderilir.

E-Defter portal girişinden ilgili döneme ait berat listesine tıklayıp “Berat İndir” seçeneğiyle hem kendi hem de GİB onaylı berat dosyasını alabilirsiniz.

Her ayın ilk 7 iş günü içinde, önceki aya ait yevmiye ve büyük defter kayıtlarını içeren XML ve berat dosyalarınızı GİB’e göndermeniz gerekir.

HSM destekli mali mühür veya elektronik imza çözümleri ile XML defter dosyanıza otomatik imza atılır. Portal, imza sürecini web servis üzerinden yönetir.

Mali mühür, tüzel kişilere verilen nitelikli elektronik sertifika (HSM) iken; elektronik imza, gerçek kişiye tanınan bireysel dijital imzadır.

Muhasebe veya ERP sisteminizden alınan kayıtlar, hatta manuel girişlerle portalda toplanarak GİB standartlarına uygun XML formatına dönüştürülür.

Portalın detaylı hata raporları ve Schematron kontrolleri sayesinde eksik/veri uyumsuzlukları hızlıca tespit edilir; düzeltilip yeniden gönderim yapılır.

E-Defter ve berat dosyalarınız, GİB ve KVKK gereği en az 10 yıl süreyle elektronik ortamda saklanmalıdır.

Portalden yanlış gönderilen ayın defteri iptal edilip yeniden hazırlanabilir veya “Düzeltme Tip” seçeneğiyle belirli kayıtlar güncellenerek GİB’e sunulur.

Tüm XML ve berat dosyalarınızı portalden indirebilir; güvenli bulut veya yerel ortama aktararak veri kaybına karşı önlem alabilirsiniz.

Schematron kurallarına göre XML yapısı, veri tipleri ve zorunlu alanlar kontrol edilir. Hatalar listelenir, düzeltilip sorunsuz onay alınana kadar doğrulama yapılır.

GİB’den gelen “Mesaj” raporlarında gönderim sonucu, hata kodları ve berat onay durumu yer alır; tüm süreci izlemek için kritik bir araçtır.

Web servis API’lerimiz, SFTP ve özel entegratör aracılığıyla ERP, e-ticaret ve diğer finans sistemleriyle uçtan uca entegrasyon sunar.

Duyarlı tasarım sayesinde mobil tarayıcıdan portal giriş yaparak e-Defterlerinizi görüntüleyebilir, berat ve XML dosyalarınızı indirebilirsiniz.

Gecikmeli veya hatalı e-Defter bildirimlerinde Vergi Usul Kanunu uyarınca günlük gecikme cezası ve usulsüzlük cezası uygulanır. Doğru ve zamanında gönderim önemlidir.